Latvijas Valsts arhīva pārskats par 2004. gada darbu

1. Direktores ziņojums:

Latvijas Valsts arhīvs ( turpmāk tekstā - LVA ) ir valsts arhīvu ģenerāldirekcijas (turpmāk tekstā - VAĢ ) padotības iestāde. LVA darbojas saskaņā ar likumu "Par arhīviem ", citiem LR normatīvajiem aktiem, starptautisko tiesību normām nacionālā dokumentārā mantojuma aizsardzības un informācijas pieejamības jomās, VAĢ normatīvajiem aktiem un LVA nolikumu.

Saskaņā ar likumā "Par arhīviem "noteiktajām funkcijām Latvijas Valsts arhīvs realizēja savus pamatuzdevumus, kas būtiski neatšķīrās no iepriekšējā gada uzdevumiem:

1. veica iestāžu arhīvu un lietvedības uzraudzību, lai nodrošinātu savlaicīgu un pareizu dokumentu uzkrāšanu un saglabāšanu;

2. veidoja sadarbības attiecības ar nevalstiskā sektora organizācijām un uzņēmumiem, lai papildinātu valsts dokumentēto vēsturi;

3. sniedza gan valsts, gan pašvaldību iestādēm un arī nevalstiskajam sektoram metodisko un praktisko palīdzību;

4. nodrošināja dokumentu saglabāšanu arhīvā un veica arhīvam iespējamos preventīvos pasākumus dokumentu aizsardzībā;

5. nodrošināja dokumentu pieejamību, veicot gan dokumentu uzskaiti, veidojot e- pārvaldei atbilstošu uzziņu sistēmu, dodot iespēju uzziņu informāciju un dokumentus izmantot kā arhīva apmeklētājiem tā arī attālinātiem lietotājiem;

6. īpaša uzmanība tika pievērsta darba organizācijas un iekšējās kontroles pilnveidošanai.

Šos uzdevumus realizēja 137 štata darbinieki 12 arhīva struktūrvienībās. Darbinieku skaits 2004.gadā bija nemainīgs. Personāla statistika: 59 ierēdņi, 78 līgumdarbinieki no tiem:49 speciālisti- 37 arhīva profila,12 cita profila speciālisti, 29 tehniskie darbinieki.

Iestāžu arhīvu un lietvedības uzraudzības jomā gada laikā sasniegti ievērojami uzlabojumi. Īpaši jāatzīmē Zinātnes un tehnikas dokumentācijas daļas darbs. Sfērā, kur tikpat kā nav valsts garantēta finansējuma ir panākta gan cikliska lietu nomenklatūru saskaņošana, gan arī lietvedības dokumentu aprakstīšana noteiktajos termiņos. Nosacītā prioritāte šai jomā bija dokumentu aprakstīšanas uzraudzības darbs. Kopumā arhīvā ir sasniegts plānotais rezultāts, tomēr atsevišķu iestāžu grupā kā piemēram prokuratūras , tiesas kā arī Ārlietu un Iekšlietu ministrijās vēl joprojām situācija saglabājas problemātiska tieši dokumentu aprakstīšanā. Galvenais iemesls tam ir neizstrādātā, nesakārtotā normatīvā un metodiskā bāze. Tāpēc arhīvu sistēmas vadībai ir daudz intensīvāk jāstrādā, lai sakārtotu šos jautājumus un arhīvs varētu normāli veikt savu darbu. Nedrīkstētu pieļaut arī precedentus, ka arhīva uzraudzības avotu(Ārlietu ministrija)dokumentāciju saskaņo ģenerāldirekcijas amatpersonas un jautājums ar arhīvu vispār netiek saskaņots. Šai gadījumā svarīgi ir precizēt, kas nesīs atbildību par iestādes tālāko darbību dokumentu uzkrāšanā un saglabāšanā?

2004.gadā arhīvs bija cerējis sakārtot un normalizēt iestāžu uzraudzības darbu, tika sagatavoti vairāki pamatoti priekšlikumi un iesniegti VAĢ, tomēr neraugoties uz problēmu aktualitāti palikām bez atbildes un jebkādas reakcijas no sistēmas vadības puses.

Dokumentu saglabāšanā turpinājām realizēt dokumentu saglabāšanas programmu. Uzmanības lokā bija dokumentu glabātavu uzskaites pilnveidošana. Tika izstrādāti glabātavu pasu sastādīšanas noteikumi, uzsākta glabātavu pasu aizpildīšana. Iegūtais rezultāts palīdzēs gan papildināt arhīva uzziņu sistēmu, gan arī kalpos daudz precīzākai un ātrākai fondu statistikas un uzskaites sagatavošanai.

Tradicionāli tika veikti papildinājumi un uzlabojumi arhīva automatizētajā informācijas sistēmā. Turpinājās darbs pie personas datu aizsardzības sistēmu izveides, veikta esošās situācijas analīze, papildināti iekšējie normatīvie dokumenti, kas reglamentē IS drošību. Tomēr arvien vairāk sevi liek manīt datortehnikas nolietošanās problēma. 2004.gadā to jau sākām izjust kā darbu bremzējošu faktoru.

Atskaites periodā ar gandarījumu varam atzīmēt, ka ir pieaugusi interese par arhīva mājas lapu, arvien biežāk klienti sāk izmantot arī elektroniskos pakalpojumus. Pirmo reizi arhīvs klientiem piedāvāja digitalizētu izstādi, kas tika sagatavota un veltīta gleznotāja E. Kalniņa 100 gadu jubilejai. Digitalizēti arī vairāki LVA izdevumi, kuri ar laiku tiks ievietoti LVA mājas lapā.

2004.gads ir bijis īpaši ražīgs arhīva izdevniecībai- sagatavoti un izdoti 2 dokumentu krājumi,1 konferences referātu krājums, 2 uzziņu krājumi. Viens no tiem "Latvijas Valsts arhīva Fondu rādītājs" ir tapis vairāku gadu darba rezultātā. Faktiski tas ir pirmais Fondu rādītājs atjaunotās Latvijas Republikas laikā un pirmais izdevums latviešu valodā. Tas ir ļoti nozīmīgs arhīva ieguldījums dokumentu un arhīva darba popularizācijas jomā. Lielu darbu arhīvs ieguldīja sagatavojot 3 dienu konferenci "Trimda, kultūra, nacionālā identitāte", konferences apmeklētība un lielais referātu skaits parādīja, ka šāds pasākums bija nepieciešams un arhīvs rezultātā papildinājās ar jauniem materiāliem.

Šajā gadā paplašinājās sadarbība ar vēstures skolotājiem, šis darba virziens nemainīgi saglabā savu prioritāro lomu dokumentu popularizācijā. 2004.gadā tika uzsākts jauns darba veids- skolēnu prakses arhīvā. Tās tika rūpīgi sagatavotas un apspriestas ar skolu pedagogiem. Līdz ar to var teikt , ka arhīvpedagoģijas darba virziens arhīvā attīstās un paplašinās.

Pārskata periodā arhīvs nopietni strādāja pie kvalitātes vadības sistēmas izveides. Šis jautājums bija un būs prioritārs kā 2004., tā arī nākošajos gados. Minētais darba virziens jau ir ieguvis konkrētus apveidus un skaidrus mērķus. Centrālais bija iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanas jautājums.

Personāla politikas veidošana un kvalifikācijas paaugstināšana tradicionāli saglabāja nozīmīgu vietu arhīva un arhīva vadības darba kārtībā. Tomēr aizejošais gads akcentēja tendenci- darbinieku aizplūšanu uz labāk atalgotām darba vietām. Līdz ar to runāt par nopietnu personāla veidošanas politiku faktiski vairs nav iespējams, jo apmācītu un sagatavotu darbinieku rezervju arhīvā vairs nav un tas jau draud ar nopietnu risku zaudēt darba kvalitāti. Tāpēc galvenais uzdevums nākošajā gadā panākt darba algu pieaugumu, lai saglabātu vadošo speciālistu potenciālu arhīvā.

Rezumējot 2004.gadā paveikto -jāsecina, ka visi plānotie darba uzdevumi ir veikti un par to paldies visam arhīva kolektīvam.

2005. gada 25. janvārī

Direktore               D.Kļaviņa

2. Darbības plānojamie rezultāti:

2.1. Arhīva rezultatīvie rādītāji:

2.2.Darbības pamatrādītāju izpildes plāns:

0. Metodisko un normatīvo dokumentu arhīva darba nodrošinājumam izstrāde un ieviešana.

01.Arhīva darba vadībai.

Veikta amatu aprakstu precizēšana, vadības un darbinieku arodbiedrības darba koplīguma aktualizācija.

Veikta intelektuālā darba darbinieku amatu aprakstu pārstrāde, kā arī intelektuālā darba novērtēšana un kvalifikācija kategoriju noteikšana.

Pārstrādāti un apstiprināti fiziskā darba veicēju amatu apraksti un instrukcijas.

Tika sagatavoti arhīva nolikuma un reglamenta projekti. Arhīva nolikuma projekts tika iesniegts VAĢ saskaņošanai.

Lai pilnveidotu Latvijas Valsts arhīva iekšējās kontroles sistēmas organizāciju ir izstrādāti LVA iekšējās kontroles sistēmas izveidošanas un pielietošanas norādījumi.

2004.gada beigas tika uzsākts darbs pie Personas datu apstrādes sistēmu aizsardzības noteikumu izstrādes.

01. Arhīva darba organizācijai

02. Apakšprogrammu izpildei.

2004.gadā saskaņā ar plānu tika strādāts pie sešām plānotajām metodikām. Darbs pabeigts un ir akceptēta Fondu kategoriju noteikšanas kārtība. Norādījumi izdoti jaunā redakcijā saskaņā ar 2003.gada 12.februāra MEK lēmumu, grozot un papildinot 1997.gada 20.maijā apstiprinātos LVA Fondu kategoriju sadales principus. Norādījumi ir ieviesti arhīva darbā.

Tika izskatīti un akceptēti grozījumi norādījumiem par drošības un izmantošanas fonda uzskaiti. Norādījumi nosaka LVA Drošības fonda un Izmantošanas fonda veidošanas kārtību. Norādījumi ir ieviesti arhīva darbā.

Norādījumi LVA digitālā fonda veidošanai akceptēti aprobēšanai līdz 2004.gada beigām. Norādījumos tiks noteikta LVA digitālā fonda veidošanas kārtība.

Lai noteiktu uzskaites kārtību glabātavās tika izstrādāti arhīva glabātavas pases sastādīšanas norādījumi. 2004.gadā tika uzsākts darbs pie pasu sastādīšanas pēc apstiprinātajiem norādījumiem.

Arhīvā sakrājas daudz likvidēto fondražu dokumentācijas (apraksti, akti). Lai noteiktu likvidēto fondražu lietu aprakstu un aktu kontroleksemplāru sakārtošanas un glabāšanas kārtību tika izstrādāti norādījumi. 2004.gadā notika šo norādījumu ieviešana praksē.

Lai aprakstītu makroizvērtēšanas metodi publisko institūciju dokumentu izvērtēšanā un uzkrāšanas avotu atlasē tika sagatavoti ieteikumi Publisko institūciju dokumentu makroizvērtēšanai.

Ārpus darba plāna izstrādāta Lietotāja instrukcija darbam ar datu bāzi Drošības un izmantošanas fondu veidošanai. Instrukcija izskatīta MEK sēdē. Nolemts veikt Instrukcijas papildināšanu un precizēšanu, lai tā atbilstu LVA Drošības un izmantošanas fondu veidošanas norādījumiem. Darbs tiks turpināts 2005.g. Ārpus plāna, saistībā ar Personu datu apstrādes sistēmu aizsardzības noteikumu sagatavošanu, tika izstrādāti Datoru lietošanas noteikumi. Uzsākta noteikumu ieviešana darbā.

2004.g. tika uzsākts darbs pie LVA informācijas un dokumentu pieejamības koncepcijas. 2004.gadā tika apzināta situācija LVA informācijas un dokumentu pieejamības ierobežojumu jomā. Darbs tiks turpināts 2005.g.

Metodiskā un ekspertīzes komisija:

Notikušas 17 MEK sēdes, izskatīts 112 jautājumi, no tiem 13 metodiskie. Bez metodikām tika apspriestas problēmas par fondu kategoriju piešķiršanu. Sēdēs tika skatītas arī nomenklatūras, atsevišķu dokumentu grupu glabāšanas termiņu jautājumi, iestāžu uzņemšana LVA uzskaitē, personu fondu un trimdas organizāciju dokumentu pieņemšana valsts glabāšanā un dokumentu fondēšanas jautājumi.

MEK izskatītās metodikas:

Ir sagatavoti un noteiktos termiņos sniegti priekšlikumi un atzinumi sekojošiem VAĢ izstrādātājiem normatīviem un metodiskiem dokumentiem:

• Nacionālā dokumentu aprakstījuma standarta 3.daļa un Standarta projekts pirms nodošanas publiskai apspriešanai;

• norādījumi par kategoriju piešķiršanu valsts arhīvu fondiem;

• Ministru kabineta noteikumu projekts par legalizēto dokumentu kopiju izvešanas kārtību ārpus LR;

• medicīnisko karšu sakārtošanas un uzskaites ieteikumi;

• MK noteikumu projektus "Dokumentu iznīcināšanas kārtība".

Sagatavoti un iesniegti VAĢ 2 investīcijas projekti :

• "Sabiedriskā pakalpojuma modernizācija LVA"

• "Arhīva dokumentu glabātavu izbūve un ierīkošana ".

1.Dokumentu saglabāšanas nodrošināšanas apakšprogramma.

Dokumentu saglabāšanas jomā tika veikti tradicionālie darba veidi: lietu kartonēšana, esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes, atputekļošana, dezinfekcija, lietu izsniegšana no glabātavām un tehniskais darbs.

Regulāri tika veikta 14 glabātavu un 9 glabātavu vajadzībām piemēroto telpu mikroklimata kontrole.

Glabātavu mikroklimatu var raksturot kā apmierinošu. Vasaras mēnešos ir paaugstināta temperatūra atbilstoši āra laika apstākļiem, bet rudenī un ziemā ir zema gaisa temperatūra un zems mitruma procents. Vidējie mikroklimata radītāji 2004.gadā :

Kurzemes prospekta glabātavās :

• relatīvais mitrums - 43.8 %;

• temperatūra - 18.3°C .

Bezdelīgu ielas glabātavās:

• relatīvais mitrums - 42.8 %;

• temperatūra - 18.0°C .

Glabātavu higiēnas nodrošināšana Bezdelīgu ielas glabātavās ir normas robežās - notiek regulāra kastu un plauktu atputekļošana, glabātavu uzkopšana ar speciāliem dezinficējošiem šķīdumiem.

Lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes.

2004.gadā lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaudes veiktas 32 773 lietām. No tām - 28 602 lietām pēc perspektīvā plānā un 4 171 lietām ārpus plāna. Ārpus plāna pārbaudīti fondi:

• personu fondi, kuriem vienkāršoto aprakstu sakārtošanas gaitā uzskaitē notiek pāreja no glabāšanas vienībām uz lietām,

• sakarā ar pazudušo lietu meklēšanu,

• fondi, kuru lietas tiek pārvestas uz citiem arhīviem vai glabātavām.

Iztrūkstošo lietu meklēšana.

2004.gadā plānota 10 fondu (15 lietu) iztrūkstošo dokumentu meklēšana. Ir sagatavota un nosūtīta VAĢ komisijai dokumentācija par 4 fondu 8 trūkstošajām lietām. Pārējo 6 fondu 7 lietas meklēšanas gaitā tika atrastas.

Lietu kartonēšana tika veikta valsts glabāšanā pieņemtajām lietām. Nav iekartonētas īslaicīgi glabājamās lietas, kuras sakārtotas saiņos, daļa no nestandarta lietām un 2 072 bankrotējušo un likvidēto kredītiestāžu lietas.

Lietu atputekļošana veikta visu dokumentu saglabāšanas darbu procesos:

• pie lietu izsniegšanas (38 308 lietas),

• pie lietu sagatavošanas nodošanai CMDRL iesiešanai un mikrofilmēšanai (2 219 lietas),

• lietu pārvietošanas procesā ( 7 543 lietas),

• pirms lietu dezinfekcijas ( 6 521 lietas),

• veicot VDK dokumentu lapu numerāciju (13 734 lietas),

• lietu esības un fiziskā stāvokļa pārbaužu laikā (32 773 lietas),

• lietu pieņemšanā valsts glabāšanā (35 585 lietas).

Regulāri veikta arī kastu un plauktu atputekļošana.

Lietu dezinfekcija kamerā norisinājās pieņemšanas vai aprakstīšanas gaitā konstatētām bojātām lietām.

Ar salvetēm dezinficētas 79 000 lietas. Tās ir VDK un Notariātu kantoru dokumentu lietas, kuras tiek ņemtas ārā no kastēm un pārslaucītas ar salvetēm. Kopumā arhīvā dezinficētas 85521 lieta.

Lietu atlase un sagatavošana mikrofilmēšanai drošības un izmantošanas fonda veidošanai.

2004.gadā sagatavotas mikrofilmēšanai 60023 lapas no 1655.fonda "Latvijas Konservatorija". No šī fonda mikrofilmēšanai nodotas 20 000 lapas.

Mikrofilmēšanai nodotas arī 39000 lapas no 2176.fonda "Ādolfs Šilde, jurists, vēsturnieks (Vācija) privātarhīvs"

Dokumentu izmantošanas nodrošināšana

Tika turpināta VDK lietu lapu numurēšana un lietu noformēšana ar izmantošanas un apliecinājuma lapām. 2004.gadā sanumurētas 394 733 nestandarta lapas.

Personu fondu un trimdas dokumentu daļas fondu tehniskās apstrādes gaitā sanumurētas 97750 nestandarta dokumentu lapas.

Lietu izsniegšana un atlikšana.

No LVA glabātavām 2004.gadā izsniegtas 38864 lietas:

• lasītavai 15806 lieta ( Kurzemes pr. - 4117, Bezdelīgu ielā - 12245 lietas);

• darbiniekiem 20740 lietas ( Kurzemes pr. - 9024, Bezdelīgu ielā -11751 lietas);

• uz laiku ārpus arhīva 1762 lietas ( Kurzemes pr.-1730, Bezdelīgu ielā - 32 lietas)

Salīdzinot ar 2003.gadu lietu izsniegšana uz lasītavu samazinājusies par 19% un lietu izsniegšana uz laiku ārpus arhīva samazinājusies par 49%.

2004.gada janvārī-aprīlī uz Personāla dokumentu Valsts arhīvu pārvestas a/s "Rīgas Vagonu rūpnīca" personālsastāva lietas - 1942 kastes.

Pamatrādītāji dokumentu saglabāšanā:

2.Dokumentu vērtības ekspertīze, uzskaite, dokumentu zinātniskās uzziņas sistēmas izveidošana un pilnveidošana.

Darbs ar neaprakstītiem dokumentiem.

Lietu vērtības ekspertīze

Tā ir veikta 9 fondos, pārskatā iekļauts arī 1623.fondā "Rīgas pilsētas Maskavas rajona tautas tiesa" veiktais darbs (11237 lietas), kaut darbs vēl nav pabeigts, un ZTA akts par 1987.-1989.gadu nav sastādīts.

Lietu aprakstīšana

Plāns ir ievērojami pārpildīts (par 191,7%). Tas ir saistīts ar lielo īslaicīgi un ilglaicīgi glabājamo lietu skaitu Proletāriešu rajona tautas tiesā - no kopskaitā pieņemtajām 2875 lietām, 1640 ir īslaicīgi vai ilglaicīgi (līdz 30g.) glabājamās lietas, arī no 2164 Maskavas rajona tautas tiesas aprakstīšanā esošajām lietām , 1954 ir īslaicīgi vai ilglaicīgi (līdz 30g.) glabājamās lietas.

Ārpus plāna aprakstīti:

• 2309.fonds "Biedrība "Latvija-Francija",

• 2431.fonds "Eiropas integrācijas birojs",

• 2396.fonds "Valsts akciju sabiedrība "Latvijas eksportkredīts".

Zinātniski tehniskās dokumentācijas daļā veikta dokumentu tradicionālā ("Pilsētprojekta" fonda) un vienkāršotā ("Agroproprojekta" un VU "Elektroizolācijas materiālu institūta") fondu aprakstīšana.

Personu fondu un trimdas dokumentu daļā tika uzsākts darbs pie fonda "Latviešu tautas kopības Vācijā " -dokumentu tradicionālās aprakstīšanas. 2004.g. sakārtoti 3667 dokumenti. Ārpus plāna tradicionāli ir aprakstīti komponista J. Vītola fondā jaunienākošie dokumenti.

Veikta vienkāršoto aprakstu sastādīšana. 2004.gadā ir strādāts pie 16 fondiem, bet darbs ir pabeigts un uzskaitē reģistrēti 12 fondi, 1 fonds ir aprakstīts un notiek šo dokumentu tehniskā noformēšana, pārējiem fondiem aprakstīšana turpināsies. Ārpus plāna tika sastādīts dokumentu pieņemšanas saraksts (772 dokumenti) un nodots glabāšanā Skulmju dzimtas arhīvs- fonds Nr. 2466

Aprakstīšanas rezultātā nesakārtoto lietu skaits samazinājās par 30192 lietām.

Lietu aprakstu pilnveidošana.

VDK dokumentu sektorā 2004.gadā veikta 1994.fonda "1945.-1955.gadā no Latvijas izsūtīto vācu tautības iedzīvotāju, bezvalstnieku, reliģisko sektu dalībnieku un antisociālu elementu personas lietas", pilnveidošana - 1239 lietas. Darbs pie šī fonda ir pabeigts. Uzsākta 1821.fonda "PSRS pārbaudes filtrācijas punktos un nometnēs ieslodzīto Latvijas iedzīvotāju personas lietas" pilnveidošana, darbs turpināsies vēl vairākus gadus, 2004.gadā apstrādātas 4200 lietas. Darba rezultāts noformēts ar aktu un reģistrēts uzskaitē, taču apraksts tiks izdrukāts tikai pēc visa apraksta pabeigšanas.

Aprakstu tulkošana

Tā ir veikta plānotajiem LPSR Ministru Padomes fonda aprakstiem.

Vēsturisko izziņu tulkošana

veikta I kategorijas fondiem nr.270,277,283,398,611 .

Dokumentu uzskaite

Šajā jomā veikti tradicionālie darba veidi, tika kontrolēta dokumentu atbilstība normatīvajiem aktiem pie pieņemšanas valsts glabāšanā un aprakstīšanas, dokumentu reģistrēšana, kļūdu labojumi u.c.). Veicot kontroli, izskatīti vairāk nekā 350 akti un līgumi, kā arī apraksti, vēsturiskās izziņas. Noformētas fondu lietas, sastādīti lietu iekšējie apraksti.

Uzziņu krājumi.

2004.gadā ir veikta Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūciju administratīvās vēstures rokasgrāmatas (1993.g.jūlijs - 2003.g.1.janvāris) teksta pārbaude un papildināšana. Sagatavots manuskripts zinātniskajai un literārajai redakcijai.

Veikta fondu rādītāja datu bāzes papildināšana ar 2003.gada 2.pusgadā pieņemtajiem fondiem, piešķirti NACE indeksi, veikts organizatoriskais un praktiskais darbs fondu anotāciju sagatavošanā u.c.. Pēc izmaiņām fondu sastāvā aktualizētas Latvijas Republikas, Latvijas PSR, Trimdas organizāciju un Personu fondu datu bāzes sadaļas.

Izdotie uzziņu krājumi:

Sagatavota un izdota "LVA fondu rādītāja" 1.daļa. Rādītājā pirmo reizi ir apkopota informācija gan par Latvijas PSR, gan Latvijas Republikas periodā uzkrātajiem dokumentu fondiem. Rādītājs pirmo reizi ir izdots latviešu valodā. Pirmajā daļā ir ietverti Latvijas PSR un Latvijas Republikas perioda iestāžu, personu un nevalstisko organizāciju dokumentu fondi.

Sagatavota un izdota uzziņu krājuma "Trimdas arhīvi atgriežas" 3.daļa. Krājumā apkopota informācija par pēdējo četru gadu laikā saņemtiem sūtījumiem no tautiešiem ārzemēs Latvijas arhīviem, bibliotēkām, muzejiem un citām krātuvēm.

Dokumentu vērtības ekspertīzes, uzskaites, dokumentu zinātniskās uzziņas sistēmas izveidošanas un pilnveidošanas rādītāji: Rādītāji Mēra Gada p.k. vienība plāns izpilde

* vienkāršoti aprakstīti 33309 dokumenti, izveidotas 1016 lietas
** rokasgrāmatu skaits, pie kuru sagatvošanas strādās tekošajā gadā
*** rokasgrāmatu skaits, kuras pabeigs tekošajā gadā

e-apakšprogramma

Veikta reģistru datu papildināšana, fondu un fondražu uzskaites datu aktualizēšana "Fondu" un "Avotu" programmu reģistros. Turpinājās "Lietu" programmas reģistra papildināšana, gan ar informāciju par arhīvā glabājamiem dokumentiem, gan ar informāciju par iestādēs glabājamiem un 2004.g.aprakstītajiem dokumentiem.

Izziņu daļā turpinājās darbs pie izpildīto "Fizisko un juridisko personu pieprasījumu" reģistra papildināšanas, kā arī pie "Lasītāju" reģistru pilnveidošanas abās arhīva lasītavās. Veikta evakuēto personu reģistra sagatavošanas izpēte un reģistra struktūras sagatavošana.

Turpinājās darbs pie 1949.gada 25.martā no Latvijas deportēto iedzīvotāju datu bāzes papildināšanas grāmatas "Aizvestie" II daļai.

Tika digitalizēts dokumentu krājums "Migranti Latvijā 1944-1989".

Sagatavota virtuālā izstāde "Mākslinieks Eduards Kalniņš dokumentos un gleznās".

2004.gadā arhīva datortīkls pārkārtots atbilstoši jaunajam INTERNET pieslēgumam un izveidots vienots datortīkls. Daļēji veikta bojāto hubu nomaiņa Bezdelīgu ielā (nav pabeigta līdzekļu trūkuma dēļ). Atjaunots galvenais failu serveris un webserveris, jauns serveris tiek darbināts testa režīmā. Regulāri veikti datortīkla pieejamības un funkcionēšanas nodrošināšanas pasākumi (administrēšana, vīrusu kontrole).

Arhīva darba pilnveidošanas nolūkos sagatavota programma lineāro metru un kartonēšanas datu uzskaitei glabātavās. Tika veikta mikrofilmēšanas datu ievades integrēšana "Fondu" programmā. Deportēto personu datu bāzē pārbaudīti un koriģēti dati, izstrādāti, aprobēti vaicājumu parametri datu bāzei par ievadītajiem kulaku anketu datiem.

e-apakšprogrammas rezultātu kopsavilkums:

3. Dokumentu pieņemšanas valsts glabāšanā, izvērtēšanas un iestāžu arhīvu uzraudzības un kontroles apakšprogramma.

Arhīva uzskaitē esošo valsts un pašvaldību iestāžu skaits ir mainīgs, jo gada laikā tiek uzskaitē uzņemtas jaunas iestādes, kā arī tās tiek likvidētas un reorganizētas. Patreiz arhīva uzskaitē ir 391 valsts un pašvaldības iestāde, tajā skaitā ir arī privatizējamās un likvidējamās iestādes (31), ar kurām darbs tiks turpināts, organizējot dokumentu nodošanu valsts glabāšanā. 2004.gadā no jauna ņemti uzskaitē 14 arhīva komplektēšanas avoti un noņemti no uzskaites 13 likvidētie komplektēšanas avoti. Netika ņemtas uzskaitē 2 apsekotās iestādes.

Dokumentu uzkrāšana.

Gada rezultāti dokumentu pieņemšanā valsts glabāšanā:

Saskaņā ar 2004.gada dokumentu uzkrāšanas plānu tika paredzēts valsts glabāšanā pieņemt 65 iestāžu fondus.

2004.gadā arhīvam nodoti 93 iestāžu fondi:

• 52 iestāžu fondi saskaņā ar dokumentu uzkrāšanas plānu;

• 13 iestādes dokumentus nenodeva saskaņā ar VAĢ rīkojumu par komplektēšanas apturēšanu.

• ārpus plāna nodoti 33 fondi no likvidētām iestādēm un 8 fondi no arhīva komplektēšanas avotiem.

Uzskaitē ir reģistrēti jau 85 fondi .

Pieņemti un uzskaitē reģistrēti 32 personu un 5 trimdas organizāciju arhīvi.

Komplektējot trimdas arhīvus, tika uzrakstītas 162 vēstules un sastādīti 62 līgumi.

Kopumā 2004.gadā tika pieņemtas 32568 lietas no 85 arhīva komplektēšanas avotiem (t.sk. likvidētiem) un no 32 personām un 5 trimdas organizācijām.

Iestāžu arhīvu uzraudzība.

Metodiskā un praktiskā palīdzība tika nodrošināta iestādēm ar 1586 konsultācijām, tai skaitā 186 iestādēm ar konsultāciju lapām. Konsultācijas veiktas galvenokārt dokumentu sakārtošanas, nomenklatūru sastādīšanas, VAĢ arhīvu inspekcijas atklāto trūkumu novēršanas jautājumos.

Sadarbības ietvaros ar nevalstiskajām organizācijām sniegtas kopumā 214 konsultācijas uz vietām organizācijās t.sk. 29 ar konsultāciju lapām. Šīm organizācijām tiek sniegtas atkārtotas konsultācijas, sniedzot arī praktisko palīdzību un ne reti no LVA eksperta puses veicot arī lietu nomenklatūru projektu sastādīšanu organizācijās.

Iestāžu dokumentu izvērtēšana.

Lietu nomenklatūru saskaņošana.

Lai nodrošinātu lietu nomenklatūru saskaņošanu izskatīti un pārbaudīti 163 iestāžu lietu nomenklatūru projekti (izskatīti 46768 virsraksti), no tiem saskaņotas 138 iestāžu un organizāciju lietu nomenklatūru (t.sk. 21 nevalstisko organizāciju). Nomenklatūru saskaņošanā ir ievērots 3 gadu cikls.

Pārbaudītas arī no VAĢ saņemtās 5 lietu paraugnomenklatūras, par kurām sastādīti un nosūtīti atzinumi, kopīgs darbs ar VAĢ un Notāru padomi veikts paraugnomenklatūras izveidošanā zvērinātiem notāriem.

Veikta 13 iestāžu 35 informācijas sistēmu anketēšana.

Lietu aprakstu iesniegšana apstiprināšanai MEK veikta 243 iestādēm t.i. 159.9% no plānotā gada apjoma.

Par 1999.g. un vēlākiem gadiem apraksti ir apstiprināti 92 iestādēm.

Par 1999.g. nav iesniegušas aprakstus Nacionālais teātris un Kultūras ministrija. Nacionālais teātris nevarēja uzsākt aprakstīšanu sakarā ar remontu un pārcelšanos uz izremontētajām, bet neiekārtotajām arhīva telpām. Teātrim nosūtīta vēstule par nepieciešamību veikt lietu esamības pārbaudi pēc arhīva lietu pārvietošanas Tika noteikts termiņš dokumentu sakārtošanai līdz 05.2005.

Kultūras ministrija ar 2004.gada 23.decembra vēstuli Nr.3754, kuru parakstījis valsts sekretārs, informē par to, "ka ministrija ir sastādījusi lietu apraksta projektu 1999.gadam un papildinājusi vēsturisko izziņu, bet sakarā ar to ka visas struktūrvienības nav iesniegušas ministrijas arhīvā atbilstoši lietu nomenklatūrai lietas" aprakstu varēs iesniegt vēlāk- līdz 31.03 2005.

Aprakstīšana par 1999.g.netika plānota 10 prokuratūrām un 7 tiesām. Arhīva plānā nebija paredzēta arī 1999 gada dokumentu aprakstīšana 2 ministrijām:

• Iekšlietu ministrijai, sakarā ar tās specifiskajiem dokumentiem un pamatojoties uz to, ka šo specifisko dokumentu aprakstīšanas prasības un kārtība nav noteikta ( VAĢ kompetence);

• Ārlietu ministrijai, jo ministrija atsaucās uz savu atsevišķo lietvedību, bet kā atklājās tad ministrijas arhīva nolikumā nav vispār iekļauts punkts par lietu aprakstu sastādīšanu. Nolikumu 2000.gada 29.novembrī ir apstiprinājis valsts sekretārs un tas ir saskaņots ar Valsts arhīvu ģenerāldirektoru V. Štālu, par šo faktu LVA līdz pat 2004.g. decembrim netika informējis ne V.Štāls, ne arī ārlietu ministrijas arhīva vadītāja S.Šāvēja. Ir radīts izņēmums par ko uzraudzības iestāde - LVA nav informēta.

• Apraksti par 2000. un vēlākiem gadiem ir apstiprināti 135 iestādēm.

Uz 30.12.2004 dokumentu sakārtošana un aprakstu apstiprināšana par 2000. un vēlākiem gadiem ir veikta 246 iestādēs, kas ir 82% no visiem arhīva uzkrāšanas avotiem (300), kam var piemērot šīs prasības (izņēmums- 59 uzkrāšanas avoti, kuru sastāvā 7 tiesas,10 prokuratūras, 2 ministrijas -Iekšlietu un Ārlietu un 40 jaunās iestādes ) . Zinātnes un tehnikas iestāžu grupā ir ievērotas dokumentu aprakstīšanas termiņu prasības.

Lai veicinātu dokumentu sakārtošanu un aprakstu sastādīšanu uzskaitē esošajās iestādēs tika izsūtītas 240 vēstules.

Problēmas - kvalificētu darbinieku trūkums iestādēs joprojām rada lielu papildu slodzi arhīva ekspertiem. Konsultāciju ietvari tiek paplašināti, vienlaicīgi veicot amatpersonu praktisko apmācību dokumentu aprakstīšanas un arī citos jautājumos. Plānoto dokumentu aprakstīšanu iestādēs kavē arī tādi faktori kā atbildīgo amatpersonu maiņa, arhīvu telpu maiņa, reorganizācijas procesi iestādēs.

Dokumentu iznīcināšanas aktu akceptēšana

LVA MEK akceptēti 188 iestāžu akti par dokumentu atlasi iznīcināšanai.

Regulāri veikta jaunizveidoto valsts un pašvaldību iestāžu apzināšana, komplektēšanas avotu saraksta precizēšana.

Semināri:

2004.gadā novadītas 31 semināra nodarbības iestādēs par dokumentu uzkrāšanas, saglabāšanas un sakārtošanas jautājumiem. 9 semināri organizēti valsts iestādēs, 22 nevalstiskajās organizācijās. Īpaši jāatzīmē semināri ar lielu dalībnieku skaitu katrā ap 70 klausītāju, kuri bija novadīti VID sistēmas darbiniekiem, muzeju darbiniekiem, notāriem.

Sniegta metodiska konsultācija Jēkabpils ZVA darbiniekiem par zinātnes un tehnikas dokumentu aprakstīšanu un metodikas "Ieteikumi valsts iestādēm darbā ar zinātnes un tehnikas dokumentiem" pielietošanu.

Iestāžu dokumentu sakārtošana uz līgumsaistībām.

Dokumentu aprakstīšanas plāns ir izpildīts un pārpildīts, veicot "Latvijas Kuģniecības" iepriekšējos periodos aprakstos neiekļauto dokumentu aprakstīšanu.

Dokumentu uzkrāšanas, izvērtēšanas, juridisko personu arhīvu uzraudzības un kontroles darbības rezultāti:

4. Dokumentu popularizēšana un izmantošana

Izdevuma "Aizvestie" II daļa

2004.gadā notika darbs pie izdevuma "Aizvestie" otrās daļas datu bāzes sagatavošanas. Izdevuma "Aizvestie" sagatavošanas hronoloģiskās robežas - 2002.-2007.g.

Veikta datu atlase no arhīva lietām, izskatītās 1859 lietas, aizpildītas 12 960 anketas. Tika turpināts darbs pie juridisko un vēsturisko terminu skaidrojošās vārdnīcas. Notika attiecīgas historiogrāfijas apzināšana un literatūras saraksta papildināšana. Izveidota metodika t.s. nacionālistu un viņu ģimenes locekļu lietu skatīšanai un anketu aizpildei. Papildināts un sakārtots nometņu saraksts.

Sakārtots direktīvo dokumentu, kas attiecas uz t.s. nacionālistiem un viņu ģimenes locekļiem, saraksts, kas nepieciešams gan pētnieciskiem nolūkiem, gan arī datu bāzes vārdnīcas veidošanai par t.s. nacionālistiem un viņu ģimenes locekļiem. Sagatavots grāmatas struktūras uzmetums. Izstrādāta un darba grupā apspriesta grāmatas rindiņa kulaku ģimenēm.

Apzināta un iespēju robežās iegādāta literatūra - jaunākie dokumentu krājumi par deportāciju tematiku, kas izdoti Krievijā. Diemžēl LVA līdzekļi neatļauj iegādāties visus arhīvam un arī pētniekiem lasītavās izmantojamos uzziņu izdevumus.

LVA izdevniecības darbs 2004.gadā.

Izdoti 2 dokumentu krājumi, referātu krājums un 2 uzziņu krājumi:

• dokumentu krājums "Migranti Latvijā 1944 - 1989",

• dokumentu krājums "Jūlijs Straume -lietišķās mākslas meistars",

• konferences "Trimda, kultūra, nacionālā identitāte" referātu krājums,

• LVA fondu rādītāja 1.daļa,

• uzziņu krājuma "Trimdas arhīvi atgriežas" 3.daļa.

Konferenču organizācija un piedalīšanās.

Sagatavota un novadīta 3 dienu konference "Trimda, kultūra, nacionālā identitāte". 2004.gadā veikta 59 saņemto referātu atlase, apstrāde. Sagatavota konferences darba kārtība. Noslēgts līgums ar Kultūrkapitāla fondu par referātu krājuma daļēju redakcionālās sagatavošanas finansējumu, septembrī referātu krājums tika izdots. Krājumā ievietoti 56 referāti.

Arhīvs konferencē piedalījās ar vienu referātu. Valsts arhīvu sistēmas 85 gadu jubilejai veltītajā konferencē tika sagatavots un nolasīts referāts "Arhīvu pedagoģija jeb vēsturiski izglītojošais darbs Latvijas arhīvos".

Izstādes.

2004.gada sagatavota un eksponēta Ē. Gulbes piemiņas izstādes "Glezna/ dokuments" otra daļa - LVA 1.stāva vestibilā.

Tika sagatavota virtuālā izstāde "Mākslinieks Eduards Kalniņš dokumentos un gleznās" . Izstāde tika atvērta Valsts Mākslas muzeja Hēges zālē 10.septembrī. Izstāde tika ievietota arī LVA mājas lapā. Šis darbs veikts sadarbībā ar Valsts Mākslas muzeju un Latvijas Mākslas akadēmijas Informācijas centru. Izstāde veidota ar Valsts Kultūrkapitāla fonda un Valsts aģentūras "Kultūras informācijas sistēmas" finansiālo atbalstu.

Arhīva sadarbība un dokumentu popularizācija:

Vēstures skolotājiem un skolēniem bija noorganizētas 6 nodarbības -semināri ( LVA un ārpus arhīva):

• Dobeles pilsētas un rajona skolotājiem "Kas ir arhīvs un kas tajā glabājas. Arhīva dokumentu izmantošana vēstures stundās" ;

• Rīgas Mūzikas internātskolai. Kā strādāt lasītavā;

• Valmieras vēstures skolotājiem "Kas ir arhīvs un kas tajā glabājas. Arhīva dokumentu izmantošana vēstures stundās" ;

• Latvijas Skolu muzeju asociācijas kursu dalībniekiem "Kas ir arhīvs un kas tajā glabājas", "LVA dokumenti par skolu vēsturi";

• Valkas vēstures skolotājiem "Kas ir arhīvs un kas tajā glabājas. Arhīva dokumentu izmantošana vēstures stundās";

• Latvijas Skolu muzeju asociācijas kursu dalībniekiem "Kas ir arhīvs un kas tajā glabājas", "LVA dokumenti par skolu vēsturi", "Dokumentu publicēšana, anotācijas, LVA izdevumi".

Sagatavota un novadīta prakse Spīdolas ģimnāzijas 11. Sociālās klases skolēniem - nodarbības, lekcijas, praktiskie darbi, tests.

Tika organizēta nodarbība VAĢ kursu "Arhīva ABC" dalībniekiem "Dokumentu popularizācijas darbs LVA" .

Arhīva darbinieki piedalījās ar referātu Ventspils ZVA pasākumā "Mēs izdzīvojām"(1949.03.25. deportācijas atcerei).

Sagatavots un novadīts kopā ar Ventspils un Liepājas Zonālo arhīvu kolēģiem seminārs "zonālo arhīvu pārstāvjiem "Arhīvu pedagoģija jeb vēsturiski izglītojošais darbs arhīvā, iespējas un idejas" .

2004.gadā noslēdzās akcijas "Draudzīgais aicinājums" ietvaros, LVA izdoto grāmatu dāvināšana skolām. 2004.gadā notika grāmatu dāvināšana Bauskas un Tukuma rajonu skolām un Latvijas Nacionālās bibliotēkas Bibliotēku attīstības institūtam. Līdz ar to visi LVA izdevumu uzkrājumi ir nodoti lasītājiem.

Ekskursijas.

2004.gadā novadītas 7 ekskursijas:

• Rīgas Tehniskās koledžas audzēkņiem,

• VAĢ kursu "Arhīva ABC" dalībniekiem "Dokumentu popularizācijas darbs LVA",

• Tirdzniecības tehnikuma audzēkņiem,

• Divas ekskursijas Skolu muzeju asociācijas kursu dalībniekiem,

• Spīdolas ģimnāzijas 11.sociālās klases skolēniem - arhīva prakses dalībniekiem ,

• LVA semināra "Arhīvu pedagoģija un vēsturiski izglītojošais darbs arhīvā" dalībniekiem.

Dokumentu izmantošana. 2004.gadā iesniegti 4676 pieprasījumi, no kuriem 2209 juridiskās personas un 2467 fiziskas personas.

Izpildīti 4821pieprasījumi, kā arī visi 189 pieprasījumi no 2003.gada.

Negatīvas izziņas ir 428, kas sastāda 12 %. no kopējā izziņu skaita.

Bezmaksas izziņas ir 1265, kas sastāda 36 %, no kopējā izziņu skaita, tās ir izsniegtas prokuratūrām, tiesām, policijas nodaļām.

Ārvalstu iesniegumi 2004.gadā ir 314.

Atlikums uz nākošo gadu ir 44 pieprasījumi.

Sagatavotas informatīvas atbildes uz 131 e - pasta pieprasījumiem.

Ir nodrošināta juridisko un fizisko personu pieprasījumu izpilde viena mēneša laikā.

Darbs lasītavās:

2004.gadā lasītavās strādāja 1004 pētnieki. Pieaudzis pastāvīgo lasītāju skait, sasniedzot pusi no kopējā lasītāju skaita. Sagatavotas un noformētas 8340 dokumentu kopijas. Veikta 396 dokumentu skenēšana.

Arhīvu ir apmeklējuši 9816 apmeklētāji.